Refacturer des frais en auto-entrepreneur : déplacement, matériaux, débours

Mis à jour le 24 juillet 2026

Vous avez roulé 200 km, avancé des matériaux, payé un péage pour un client — et vous voulez vous faire rembourser. Le piège du micro-entrepreneur : contrairement à une entreprise au réel, vous ne récupérez pas la TVA et, dans la plupart des cas, ces frais gonflent votre chiffre d’affaires et vos cotisations. Voici comment les facturer proprement, et la seule vraie exception qui les sort du CA.

Le principe qui surprend : les frais refacturés entrent dans votre CA

En micro-entreprise, vous êtes imposé sur votre chiffre d’affaires encaissé, sans déduction de charges. Conséquence directe : quand vous refacturez un frais (déplacement, repas, matériaux), la somme s’ajoute à votre CA et devient une recette comme une autre. Vous ne « récupérez » pas ce frais neutre : il est soumis à vos cotisations sociales et compté dans vos plafonds. C’est la différence majeure avec une société au réel, qui déduit la dépense et refacture à l’équilibre.

Activité	Taux de cotisations 2026	100 € de frais refacturés coûtent
Vente de marchandises (BIC)	12,3 %	12,30 € de cotisations
Prestation de services (BIC)	21,2 %	21,20 € de cotisations
Profession libérale (BNC, régime général)	25,6 %	25,60 € de cotisations
Profession libérale (CIPAV)	23,2 %	23,20 € de cotisations

Taux de cotisations sociales micro-entrepreneur 2026 appliqués au CA (frais refacturés inclus).

Le réflexe pratique : intégrez le coût des cotisations dans le montant refacturé. Si vous refacturez 100 € de déplacement en libéral BNC, vous supportez 25,60 € de cotisations dessus — refacturez plutôt un montant qui couvre ce surcoût, ou négociez un forfait tout compris.

Frais de déplacement : forfait ou kilomètres ?

Deux façons de les faire apparaître. Le forfait déplacement (un montant fixe convenu à l’avance, ex. 40 € l’aller-retour) est le plus simple et le plus lisible pour le client. La refacturation au kilomètre s’appuie sur le barème kilométrique de l’administration (qui dépend de la puissance fiscale du véhicule) : vous multipliez la distance par un tarif au km. Dans les deux cas, la ligne s’ajoute au total HT et entre dans le CA — le barème n’est ici qu’un mode de calcul, pas une déduction fiscale.

Forfait : « Frais de déplacement (forfait) — 40,00 € ». Simple, à convenir dans le devis.
Kilométrique : « Frais de déplacement — 200 km — 120,00 € », en appliquant un tarif au km issu du barème.
Toujours prévu au devis : un frais surprise sur la facture est la première cause de litige.

Refacturer des matériaux et des achats-revente

Si vous achetez des fournitures pour une mission (peinture, pièces, consommables) et que vous les refacturez, ces montants entrent dans votre CA « vente de marchandises » et comptent dans le plafond de 85 000 €. Attention à l’effet de seuil : un artisan qui achète beaucoup de matières peut voir son CA gonfler artificiellement et s’approcher des plafonds micro alors que sa marge réelle est faible. C’est un signal classique qu’il faut peut-être envisager un autre statut.

La seule exception : les débours

Les débours sont des sommes payées au nom et pour le compte du client. Eux seuls sont exclus de votre CA (article 267 II 2° du CGI). Mais l’administration pose trois conditions cumulatives : si une seule manque, la somme bascule en frais accessoire soumis aux cotisations.

Condition	Ce que ça implique concrètement
Mandat préalable	La dépense est engagée au nom et pour le compte du client, sur son ordre écrit (une clause du devis suffit).
Montant exact, sans marge	Vous refacturez à l’euro près ce que vous avez payé, aucune commission ajoutée.
Reddition de compte	Vous fournissez les justificatifs établis au nom du client (facture, reçu) et une preuve de paiement.

Conditions cumulatives du débours (art. 267 II 2° du CGI et BOFiP).

Exemple de débours valable : vous réservez un billet de train au nom du client pour un déplacement chez lui, la facture SNCF est à son nom, vous la refacturez à l’identique. Exemple qui n’en est PAS un : vos propres frais d’essence pour aller le voir — c’est votre coût, donc du CA imposable.

Exemple de facture avec une ligne de frais

Désignation	Qté	Prix unitaire	Total
Prestation de conseil	1	500,00 €	500,00 €
Frais de déplacement (200 km)	1	120,00 €	120,00 €
Total (TVA non applicable, art. 293 B du CGI)			620,00 €

Extrait d’une facture de prestation avec refacturation de déplacement. Total encaissé = CA imposable.

Ces frais de déplacement ou de matériaux entrent dans votre plafond ; pour comprendre ce que vous facturez sans TVA et pourquoi voyez le guide de la facture sans TVA.

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Questions fréquentes

Les frais de déplacement refacturés comptent-ils dans mon chiffre d’affaires ?

Oui. En micro-entreprise, un frais refacturé (déplacement, repas, matériaux) s’ajoute au CA encaissé et est soumis aux cotisations sociales, sauf s’il remplit les conditions strictes du débours.

Comment facturer des frais de déplacement à un client ?

Ajoutez une ligne dédiée sur la facture, soit en forfait convenu à l’avance, soit au kilomètre en appliquant le barème. Le montant s’ajoute au total HT et doit idéalement être prévu dans le devis.

Qu’est-ce qu’un débours et pourquoi n’entre-t-il pas dans le CA ?

Un débours est une somme payée au nom et pour le compte du client, avec mandat préalable, montant exact sans marge et justificatifs à son nom. Remplissant ces trois conditions (art. 267 du CGI), il est exclu du CA et des cotisations.

Puis-je récupérer la TVA sur mes frais en micro-entreprise ?

Non. En franchise en base, vous ne facturez pas la TVA et ne la récupérez pas sur vos achats. Le frais refacturé est donc supporté TTC et gonfle votre CA — d’où l’intérêt de le chiffrer justement.